A essa altura você já sabe que o Provimento 74/2018 do Conselho Nacional de Justiça impõe diversos requisitos técnicos para os cartórios operaram, de maneira a permitir um funcionamento seguro desse serviço essencial.
No nosso artigo Provimento 74/2018: segurança de dados para serviços notariais e de registro, explicamos em detalhes como essa norma afeta os serviços notariais e de registro e porque é importante cumpri-la.
Para se adequar aos critérios impostos pelo CNJ, os cartórios deverão implementar sistemas de gestão de informação, bem como uma estrutura de TI compatível com as demandas técnicas. Porém, atender estes requisitos passa também por escolher uma filosofia de trabalho em relação à segurança e tecnologia da informação. Não basta ter um sistema funcionando: é preciso pensar em como mantê-lo com um bom desempenho ao longo do tempo.
E isto envolve ter uma TI que se antecipe aos problemas: a TI proativa.
Vamos ver um pouco mais sobre o que é uma TI proativa e de onde vem sua importância?
As vantagens de uma TI proativa
Antes de falarmos sobre a TI proativa, um assunto que vem ganhando força nos últimos anos, vamos esclarecer o seu oposto, a TI reativa.
Por muito tempo este foi o padrão de operação dos serviços de TI. Neste modo de trabalho, a equipe de TI resolve problemas apenas depois que eles aparecem. Os problemas geralmente são reportados pelos usuários do sistema ao service desk. Um exemplo clássico ? A lentidão no sistema. Como a TI só fica sabendo após o evento, dependendo do problema o estrago já está feito. Pode-se levar muito tempo para arrumar e muitas vezes é necessário interromper o serviço aos usuários.
Já no caso da TI proativa, os serviços são feitos de maneira a prevenir e antecipar problemas. E isto envolve medidas de monitoramento e prevenção. Itens monitorados incluem: hardwares, computadores, servidores, links de internet, servidor de arquivos, armazenamento, backups.
Estes elementos, que compõem tanto o sistema quanto a estrutura de tecnologia da informação, são continuamente submetidos a processos como:
- busca por falhas,
- rastreamento de vulnerabilidades,
- processos automatizados de segurança,
- disparo de alertas e outras ferramentas.
E é aqui que a TI proativa se destaca. Com o uso destes instrumentos, a chance de um evento danoso que possa comprometer a operação se reduz em muito.
Mas uma boa estratégia precisa de um balanço entre elementos reativos e proativos. Muita proatividade vai desperdiçar recursos em problemas de caráter secundário. Por outro lado, depender apenas de reatividade é insustentável. Quando as duas modalidades operam em sintonia, os chamados feitos pelos usuários no service desk geralmente são mais simples de se resolver.
Como chegar a esse equilíbrio, que varia tanto de negócio para negócio? A resposta simples é: deixe na mão de especialistas!
Contratando uma empresa especializada: a melhor estratégia
O Provimento 74, em seu artigo 6, lista os padrões mínimos de hardware, software e mão de obra que devem ser instalados nos cartórios de todo o país para o cumprimento com a segurança da informação. Mas lá está previsto que estes serviços poderão ser realizados por empresa especializada contratada!
E essa contratação traz muitas vantagens. Em primeiro lugar, o outsourcing da TI reduz custos. Montar uma equipe de TI própria é muito custoso, pois além dos salários e manutenção da equipe, é necessário constante atualização e treinamento dos funcionários, pois a área de segurança da informação avança muito rápido.
Também existe um aumento de produtividade. Sua equipe irá se dedicar somente ao que ela faz de melhor. No caso dos cartórios, toda a equipe será voltada para a prestação dos serviços e atendimento ao público.
E o mais importante, tudo isso com segurança e alta disponibilidade. Uma empresa de TI especializada sempre terá uma equipe de prontidão, com pessoas capacitadas em diversas áreas de atuação. E a alta disponibilidade para resolução de problemas é essencial para quem atende o público.
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