Para atender as normas do Provimento 74/2018, os cartórios precisarão de sistemas de gestão da informação que garantam a segurança dos dados. Mas sem uma infraestrutura de TI adequada, o funcionamento de um bom sistema pode ser comprometido!
O Conselho Nacional de Justiça passou a regular os requisitos mínimos de segurança de informação dos serviços notariais e de registro – os populares cartórios – através do Provimento n. 74, publicado em 31 de julho de 2018 e válido a partir de 2019.
Entre as determinações para a guarda e o processamento adequados de todos os dados que transitam dentro dos cartórios do país, ganham destaque no Provimento: armazenamento seguro, acesso controlado, possibilidade de transmissão de dados em caso de sucessão e a confecção de um plano de continuidade.
No nosso artigo Provimento 74/2018: segurança de dados para serviços notariais e de registro, explicamos com detalhes os pontos que esta norma toca.
Para implementar tudo isso, os cartórios precisam ter um sistema de gestão da informação robusto, que contenha diversas funcionalidades. Mas não basta instalá-lo e achar que o sistema irá fazer todo o trabalho sozinho!
Para que funcione corretamente, qualquer sistema precisa de um suporte correspondente – o que conhecemos como infraestrutura de TI. Inclusive, o próprio Provimento 74/2018 prevê isso em seu Art. 6º, que traz um anexo com todas as determinações de infraestrutura obrigatórias para cada classe de cartório, como: velocidade de conexão de dados, nobreak compatível com os servidores, switch para a conexão de equipamentos internos, firewall e softwares antivírus e antissequestro.
Vamos, então, ver como uma infraestrutura de TI atua para prover um bom sistema de gestão?
A infraestrutura de TI e o desempenho do sistema
Sistemas de gestão da informação são grandes aliados para uma maior produtividade de diversas instituições. Eles facilitam o dia a dia de usuários e gestores, oferecendo ferramentas que organizam o fluxo de trabalho e aumentam a performance.
Mas, como falamos antes, estas ferramentas digitais não funcionam como o esperado se não houver uma infraestrutura de TI adequada atuando como suporte. Seja em servidores internos ou em sistemas operados diretamente na web, os computadores utilizados devem dar conta da demanda do sistema. Além das máquinas, outros elementos precisam ter uma performance satisfatória para não engasgar o sistema. São eles: redes, conexões, servidores e sistemas de backup.
Nada pior do que ver a operação ficar lenta, causando atrasos, conflitos entre colaboradores e, por fim, perda de dinheiro para o seu negócio. Para que isso não aconteça, a infraestrutura precisa estar em dia para dar conta do recado.
Mas não é somente isso: uma boa infraestrutura de TI também vai reduzir os custos de manutenção, conservação e atualização dos sistemas.
A infraestrutura de TI e a garantia de mais segurança
Uma boa infraestrutura de TI também é essencial para a manutenção da segurança. Por quê? Simples: os sistemas de gestão de informação digital serão sempre conectados, e redes apresentam pontos de vulnerabilidade.
Por isso, algumas proteções são fundamentais. O básico é a utilização de firewall e de softwares antivírus para computadores e endpoints. Mas é a partir de uma análise de vulnerabilidades que as necessidades e soluções de segurança ideais para o seu negócio serão identificadas.
E segurança também é desempenho! Uma boa infraestrutura de TI vai garantir que o sistema inteiro esteja protegido, diminuindo chance de eventos danosos que podem comprometer as operações do dia a dia.
Para além dos cartórios
Se o seu cartório adotar uma boa infraestrutura de TI, ele estará oferecendo o melhor para os sistemas de informação cumprirem sua missão: aumentar o desempenho e a produtividade, com toda a segurança prevista no Provimento 74/2018.
Mas isto não é uma peculiaridade dos sistemas específicos dos cartórios. Qualquer sistema de gestão precisa de uma sinergia entre infraestrutura e os sistemas operacionais.
Escritórios de contabilidade, advocacia e outros prestadores de serviços que podem retirar altos ganhos de escala e produtividade com softwares de gestão da informação são beneficiários de um investimento em infraestrutura da TI.
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