A padronização de processos envolve algumas regras e métodos para tornar os processos mais formais, transparentes e seguros.
Atualmente é por meio de estratégias tecnológicas que diversas empresas crescem e permanecem firmes e competitivas no mercado. Sabendo disso, a regra é ter uma infraestrutura de TI que dê suporte à todas as áreas de seu negócio e ao mesmo tempo possibilite uma visão dos resultados. Isto é possível com a padronização de processos, união entre o suporte técnico de TI e a gestão empresarial.
O que é Padronização de Processos
A padronização de processos carrega a responsabilidade de tornar mais formal e transparente a produção. O método documenta processos e os torna disponíveis para todos. É a padronização que também descreve como reagir a cada situação na empresa, seja com programas, equipamentos ou máquinas. Com ela é mais simples entender quais recursos usar, como usar e quais são aplicados.
Quando a padronização de processos torna-se uma metodologia de conhecimento geral, a companhia começa a evitar falhas e a medir a performance de um processo, permitindo uma visão ampliada e deixando mais nítido os pontos que precisam de melhorias. O recurso também leva ao aumento da produtividade e ao engajamento dos colaboradores.
Modelos de padronização de processos
Inserido no Suporte Técnico de TI, a padronização se dá por hardware, software e infraestrutura, mantendo-os disponíveis para os colaboradores. A Gestão Empresarial tem papel fundamental nessas padronizações. Entenda cada um dos pontos:
A padronização de software diz respeito a programas geralmente muito usados, como planilhas, editores de imagens ou de textos. E quando sua empresa não usa as versões mais comuns desses programas, geralmente há um conflito que atrasa o trabalho, pois outras pessoas não conseguem os abrir, causando demora nos processos. Aqui cabe padronizar todos os softwares para os mais populares, os registrando no mesmo sistema e treinando os colaboradores para trabalhar com eles.
Já a padronização de Hardware rodeia os equipamentos. A importância de usar os mesmos aparelhos de um único fornecedor é visível no momento da assistência técnica, durante os casos de pane e da negociação, pois você não levará apenas um aparelho. Outro benefício é que todos da companhia terão a mesma configuração, algo que facilita caso algum colaborador precise mudar de máquina.
Por fim, a padronização de Infraestrutura envolve o celulares usados somente dentro da empresa, o ponto dos colaboradores, medidores de produção até mesmo a impressora. Aqui a padronização deve reger os itens citados, mas também suas regras de segurança, regras de uso e regras de proteção.
Vantagens da padronização de processos
- Recursos serão usados da forma certa
- Há controle do processo por conta das pessoas que os operam
- Os processos ficam conhecidos por todos
- Erros são diminuídos, sejam eles humanos ou tecnológicos
- O treinamento de novos colaboradores fica mais ágil
- Clareza no andamento dos processos
- Aumento da produtividade
Colocar em prática todas essas padronizações pode ser mais fácil terceirizando a infraestrutura de TI. Viu vantagens nos pontos citados acima, conseguiu visualizar uma melhoria na produtividade e quer implementá-los em seu negócio? A SOFTWALL trabalha com diversas estratégias de documentação padronização. Entre em contato conosco para saber qual se encaixa melhor ao seu negócio!
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